Il est inévitable que tout utilisateur du programme Excel ait rencontré ce problème un jour, voire y fait face quotidiennement. Que vous soyez un « Data scientist » ou même un utilisateur ordinaire explorant pour la première fois le célèbre logiciel Office, il est très probable que vous remarquiez que les numéros que vous tapez se transforment automatiquement en dates sans crier gare. Par exemple, si vous tapez 11/30 comme un nombre décimal dans une cellule Excel, puis appuyez sur Entrée, le programme le transformera en date du 30 novembre!
La même chose se produit si vous saisissez un numéro long, vous le verrez devenir une date à 3 chiffres (jour, mois et année). Si vous étudiez un domaine lié à la biologie ou aux gènes, par exemple, il est fort probable que vous soyez plus sujet à ce problème; car il existe des gènes qui portent des codes proches des dates comme SEPT2 et MARCH1, et ainsi le programme les interprète comme des noms de mois et les convertit automatiquement. Quoi qu’il en soit, il est possible de se débarrasser de cette absurdité et de rendre Excel plus intelligent avec les chiffres, permettez-nous de vous dire comment.
Arrêter la conversion des numéros en dates dans Excel
Selon une étude publiée en 2016, environ un cinquième des études et des publications scientifiques contiennent des informations erronées en raison de ces problèmes causés par Excel. Les scientifiques ont commencé à renommer les gènes pour éviter de telles erreurs. Après des années de plaintes des utilisateurs, Microsoft a finalement décidé de résoudre le problème officiellement, en annonçant en octobre dernier l’ajout d’une option dans les paramètres Excel permettant d’empêcher le programme de convertir les chiffres et les symboles en dates.
Malheureusement, cette nouvelle option ne sera pas disponible dans toutes les versions de Microsoft Office, mais seulement dans le package Microsoft 365 et les versions ordinaires de Microsoft Office à partir d’Office 2024. Cependant, pour la plupart d’entre nous, ce n’est pas un obstacle; en utilisant simplement votre adresse électronique académique, vous pouvez obtenir un abonnement gratuit et profiter de tous les programmes inclus dans le package, c’est la méthode que j’utilise personnellement. Ou vous pouvez profiter de l’essai gratuit offert par Microsoft aux nouveaux abonnés.
Première méthode: Désactiver la conversion automatique des données
Ouvrez Excel, puis dans le menu latéral, cliquez sur Options situé en bas. Une fenêtre de paramètres du programme apparaîtra; accédez à la section Data dans le menu à gauche. Vous trouverez maintenant 3 sections principales, la dernière étant « Conversion automatique des données » avec plusieurs paramètres. Ici, si vous souhaitez simplement empêcher le programme de convertir les numéros et les lettres en dates, désactivez l’option « Convertir les lettres et les chiffres continus en date » en décochant la case, puis appuyez sur « OK » pour enregistrer les modifications.
Il est bon de noter que la conversion des numéros en dates n’est pas la seule chose qu’Excel fait automatiquement, il arrive parfois que le programme supprime les zéros au début des numéros, par exemple si vous entrez une valeur comme « 00328 » et appuyez sur Entrée, vous remarquerez que les deux zéros ont été supprimés. De plus, Excel remplace parfois la lettre « E » – car elle a une signification mathématique de 10 élevé à une certaine puissance – et les nombres répétés, ainsi que l’abréviation des nombres décimaux. Pour chaque problème, vous trouverez un paramètre spécifique dans la section Conversion automatique des données et vous pouvez désactiver toutes les conversions automatiques en décochant l’option « Activer toutes les conversions de données par défaut ci-dessous lorsque ».
Deuxième méthode: Ajouter un apostrophe avant le numéro
C’est la solution courante pour résoudre le problème des conversions automatiques effectuées par le programme Excel. Il vous suffit simplement d’ajouter un apostrophe avant la valeur. L’apostrophe ne s’affichera pas dans la cellule elle-même après avoir appuyé sur Entrée, mais elle fera en sorte qu’Excel traite la valeur après l’apostrophe comme un texte. Il vous suffit d’entrer l’apostrophe (en appuyant sur la touche [‘] sur le clavier après avoir changé la langue de saisie en anglais) puis écrire la valeur. Par exemple: [1/2‘] puis « Entrée » et vous verrez que la valeur a été enregistrée numériquement sous la forme de « 1/2 ».
En fin de compte, il est important de savoir que empêcher Excel de convertir automatiquement les numéros en dates peut entraîner quelques problèmes ou calculs inexactes dans certaines opérations plus complexes, il est donc recommandé de tester par vous-même et de vérifier les résultats plusieurs fois.
